Online Check-in: Was Gäste heute vor der Anreise erwarten

Schlangen an der Rezeption sind überholt. Moderne Reisende möchten Registrierung, Unterschriften und Wünsche bequem vom Smartphone erledigen — noch bevor sie eintreffen.

· O.S.S. Team

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Online-Check-in ist mehr als ein Formular vor der Anreise. Gäste möchten wissen, was bereits erledigt ist. Die Rezeption muss erkennen, welche Schritte noch offen sind. Entscheidend ist die Übergabe zwischen Gast, Reservierung und Empfang.

Was gehört zum Online-Check-in?

Gäste prüfen ihre Buchung und ergänzen benötigte Anreiseinformationen. Daraus folgt nicht automatisch, dass ein Zimmer bezugsfertig, eine Zahlung abgeschlossen oder ein Schlüssel freigegeben ist. Erkläre in der Bestätigung, welche Schritte vor Ort bleiben.

Ein Ablauf in fünf Schritten

  1. Buchung prüfen. Versende die Einladung nur für eine aktive Reservierung an den dazugehörigen Kontakt.
  2. Einladung verständlich gestalten. Nenne Hotel, Anreisedatum, Zweck und Kontaktmöglichkeit. Prüfe das Formular auf einem Smartphone.
  3. Unnötige Eingaben vermeiden. Bereits bekannte Angaben sollten überprüfbar sein. Trenne erforderliche Daten von freiwilligen Wünschen.
  4. Status für die Rezeption sichtbar machen. Unterscheide eingegangene Angaben von noch zu prüfenden Aufgaben. Ein ausgefülltes Formular bestätigt keine Zahlung.
  5. Ankunft erklären. Teile mit, wo sich Gäste melden und wie die Schlüsselübergabe erfolgt. Frühen Zimmerzugang erst nach Bestätigung zusagen.

Praxisfall: Ankunft nach dem Schichtwechsel

Ein Gast kündigt eine Ankunft um 23 Uhr an. Die Rezeption prüft die Angaben, dokumentiert offene Schritte und übergibt die Schlüsselanweisung an die nächste Schicht. Ändert sich die Ankunftszeit, braucht die zuständige Person eine aktualisierte Information. Ein abgeschicktes Formular ersetzt diese Übergabe nicht.

Ausnahmen testen und Nutzen messen

Plane einen unterstützten Ablauf für Gäste ohne Smartphone, einen abgelaufenen Link oder eine geänderte Buchung. Prüfe Gruppen und mehrere Personen in einem Zimmer. Vergleiche Abschlussquote, Korrekturaufwand und Bearbeitungszeit am Empfang an ähnlichen Anreisetagen. Ohne Ausgangswerte lässt sich eine Verbesserung schwer beurteilen.

Ersetzt das die Rezeption?

Nein. Vorbereitende Angaben können früher vorliegen, persönliche Unterstützung und verbleibende Prüfungen bleiben bestehen. Auf der Hotelplattform-Seite findest du die Produktübersicht. Lass dir im Demo-Termin deinen tatsächlichen Ablauf zeigen, statt alle beschriebenen Funktionen vorauszusetzen.